おはようございます!すっかり梅雨に入りましたね。

あまりにも洗濯物が干せなさ過ぎて、人生初のコインランドリーを活用したのですが、めっちゃ便利ですね。アウトソーシングって大事だなと実感している次第です。

さてさて、本日は働く人なら誰もが経験する「会議」について書いてみました(‘ω’)ノ

1. 会議の心得

会議とは!!!どどどん!

一概には言えませんが、会議の実施時間に(参加人数)倍のコストがかかっているということは肝に銘じておきましょう。1時間の会議に5人参加したなら、5時間分のコストがかかっています。そう思うと1分も無駄にできる瞬間はありませんね。

2. 会議が始まる前に

■2-1.目的は?

なんのために生~まれて~何をして喜ぶの~

そうです。大事なことはアンパンマンとドラえもんが大体教えてくれました。

すなわち、なんのために会議をするのか?

この問いは必須です。定例会議といいますが、その定例って本当に必要かな~?

たくさんの人の時間をいただくわけですから、その目的意識は忘れないでおきましょう!とはいえ最初は自分で会議を設定する場はまだ少ないと思います。最低限、自分が参加する時の目的(この会議で何を得るか)は設定しておくと、どんな会議でも実りのある時間になること間違いなしです。

 

■2-2.出席者確定

この辺からが実務的に大事なところです!

参加メンバーは事前に把握しておく!会議の事前連絡メールはきちんと漏れなく送付できるようにしときましょう。案外、当日になってAさんは参加するの?WEBで参加か直接参加か?なんてことがあったりします。

 

■2-3.日程調整

出席がマストな人を中心に、スケジュールの余裕をもって出席してほしいメンバーに日程を打診しよう。各自多忙の中なので、スピード感もって必要な人に確認をし、リズミカルに決めていきましょう。

■2-4.場所の予約

これも忘れがちです!会議室はどこを使うか、予約はしっかりとれているか?事前の確認がスムーズな会議進行に繋がります。また、工事中などで、外からの騒音は問題ないか、ネット接続状態は安定しているか等も重要な☑ポイントです。

■2-5.資料準備

もちろん直接口頭で言い合えることが会議の魅力ですが、口頭のみではつらいものがあります!議題に沿って進行するためには、会議資料を事前にまとめておいて、各自が内を伝えたくて何を決めたいのかを見える化しておきましょう。作った資料は人数分+αでコピーして、ホッチキス止めして机の上に順にスチャリ。までですよ!

資料作成のツボも盛りだくさんですが、これは次回に譲ります(‘ω’)ノ

 

■2-6.機器設営

これ!これが案外抜けるんですね~~。

最近はWEB会議だって珍しくありません。その時に起こりがちなのが機器トラブル。こないだも会議中に機器トラブルで音声が止まったり追加で通話ができなかったりと冷やりなタイムを過ごしました。

 

事前の機器設定、接続テスト、操作方法の習得しておけばそれだけであなたもデキるヤツです。

 

まあでも起こるものは仕方ないので、焦らないでくださいね。自分ができることが分からなければ、周りの人がどう対応するか、刮目しておきましょう。

 

3. 会議が始まったら

喋ること!ほんまこれです!

冒頭で述べました通り、皆の時間を集約してのこの会議です。正直初めて出る会議なんて何を話してるかなんてさっぱりわかりません。だから!聞くことが大事!

 

一言も発言しない会議というのは、議事録を読んでいるのと一緒です。慣れるまでは大変ですが、あなたが参加している価値が発揮されるのはあなたの発言によってです。どんな些細な質問であっても全く問題ありません。勇気をもって発言しましょう。

 

 

会議の終盤に大事なのが、決定事項の確認です。

今回の会議で「誰が・何を・いつまでにする」ことが決まったか。ここをうやむやにしなければ皆で議論した価値は最高級です。

4. 会議が終わったら

議事録作成と参加者及び関係者への送付は忘れずに。

議事録作成も最初は本当に骨が折れますよね~~。

 

「議事録はメモ書きではなく、会議に参加していない人もその会議で何があったか分かるようにするものです。」と、私の初めての議事録を読んだ上司が教えてくれました。主語・述語・目的語と、誰が読んでも意味の分かる文章にすることをまずは心がけてみてください^^

5. すなわち

本日は会議でやることの氷山の一角…しかし満遍なく述べたつもりです。これらは私が今まで参加して感じたことですが、実際に参加してみるといろんな視点からのいろんな発見があると思います。是非自分の気付きを大事に、一歩ずつ前に進んでいってくださいね。読了ありがとうございました!

投稿者プロフィール

北浦 歩奈
北浦 歩奈
ジェームズ・ボンドとはかの有名な映画「007」の大俳優であるが、ここクモノスコーポレーション株式会社において「Ms.ボンド」の異名を持つほど接着剤のようにあらゆる分野のお客様の窓口対応をしている。営業部国際課に所属。電話には待ち時間0秒でお応えし、展示会で出会った海外のお客様には英語で話しかけ、持ち前の愛嬌と親近感で、初対面のあなたでも10年前にあったかのような錯覚を覚えるかもしれない。お客様のどんな不安や困りごとでも丁寧に寄り添ってお応えするので、相談して後悔させることはありません。不安な点や疑問点を最後まで一緒に解決に導くので、お問合せお待ちしています!