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「総務部」が心掛けていること


こんにちは! 大阪本社の平井です。
4月のブログは総務部が担当します!最近は気候も良く過ごしやすい毎日が続いていますね。
満開の桜とともに入社・転職と新生活をスタートさせた方も多いのではないでしょうか。
当社も新入社員を10名迎え入れ、今年度も更なるパワーアップを目指します!

突然ですが、総務の仕事って何だと思いますか?
業務の幅が多岐に渡るため「雑務担当」という印象を持たれることも多い総務ですが、

「従業員が気持ちよく働けて、各々の能力を思う存分発揮できる環境をつくること」

がすべての業務の共通目的です。
今回は、そんな総務の仕事の中から実際に環境改善に繋がったシステム化についてご紹介します。

意外なところに落とし穴!?

皆さんは、お仕事中にメールを利用することはありますか?
今では、その他のアプリケーションやSNSを活用されている方も多いかもしれませんね。
当社では、これまで社内での情報共有をすべてメールで行っていました。
発信対象・頻度・内容の重要度が様々なので、個別連絡にも一斉送信にも対応できるメールは必要不可欠なツールです。
ただ、計測や営業で外出する従業員が多い当社では、「リアルタイムで確認できないので見逃してしまった」等の理由から周知事項が浸透せず、一方的な情報発信になってしまうことが課題でもありました。

課題解決の救世主

会社が成長していく過程で、情報の共有不足はますます深刻な課題になりました。
そこで2018年11月から導入を開始したのが、クラウド型のグループウェアです。
グループウェアは便利な機能を沢山兼ね備えていたので、総務部としてはあれもこれも…とやってみたいことがいくつもありました。しかし、情報システム部門と協議を重ね、初期段階は情報発信、スケジュール管理、ファイル共有等、基本機能に絞って導入することにしました。
導入直後は利用率がなかなか上がりませんでしたが、誰が未読なのか把握できるので直接声掛けしたり、活用事例やQA集を共有することで「便利なツール」としての認識が徐々に広がり、現在は社内の主要システムの1つとなっています。
「新しいからよく分からない、面倒だ」と感じる従業員に対して、継続的にアプローチして便利だと実感してもらう(イメージしてもらうことが難しいなら実際に体験してもらう)ことが、普及にとても有効でした。

当社でのグループウェア導入メリット

  • ネット環境があればアクセスできるので、緊急性の高い最新情報をすぐに共有できる。
  • グループやユーザー毎に開示先を簡単に設定することができるので、適切な情報を必要な人にのみに共有できる。
  • 一度掲載した情報は、掲載終了(削除)しない限りクラウド上に残っているため、新入社員にもすぐに最新情報を共有できる。
  • 個人予定だけでなく、社用車や会議室等の社内設備の利用予定も全てシステム内で管理できるので、「事前に予定を共有できていなかったためにバッティングしてしまった」といったトラブルを回避できる。
  • スムーズな情報共有により、業務効率が上がる。

総務部のあり方

総務部は、会社(経営層)と従業員をつなぐパイプ役であり、会社の考え・決定事項を周知するのはもちろんですが、同時に社員にとってより良い職場環境になるよう現場の声を聴いて反映できるよう努めるのも大事な役割です。
何かを変えるというのは大変な労力が必要ですし、全ての意見を反映するのは現実的に難しいですが、会社がどんなビジョンを持っているのか、どういった点が改定されたのか「知らない・わからない・聞いていない」は不信感に直結します。
社外のお客様とのやり取りの中でも、コミュニケーションは大切ですが、それは社内に向けても言えること。
現状を変えていきたいという姿勢を伝えるといった意味でも「情報を迅速に且つ確実に開示すること」はあらゆる場面において非常に大切であると実感しています。

会社に勤めていると、様々な課題に直面しますが、昨日より今日・今日より明日と一歩ずつ解決できれば会社も個人も豊かになると信じて日々奮闘中です!

固定概念で作業してしまいがちですが、少し違った視点で考えたときに思わぬ解決策が見えたりするので、同じような悩みを抱えている方の参考になれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました!

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